文书归档整理需要注意的几个问题

 

根据国家档案局发布的[《归档文件整理规则》（2001年1月1日起实施）]以及国家档案局8号令[《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（2006年12月18日）]的规定，我市推行文书立卷改革已多年。从总体上看，绝大多数单位实施情况是好的，也积累了一些好的做法，但仍存在一些不足之处。特别是国档8号令的颁布实施，较具体地规范了文书档案的收集范围以及保管期限。这就更加要求，无论是过去的立卷还是现在的归档文件整理，其对整理的整体质量要求这个核心是不变的。如何最大限度地保持归档文件的质量，根据这个目的，我讲三点个人看法，供参考。

一、归档文件的组合要保持一致

文书归档整理实际就是将无序文件材料按照整理规则、方法整理成一个有序的便于查找、方便利用的一个保存过程。各立档单位要按照实际、确定本单位档案的整理方案，保持整体归档的一致性。

一）确定分类

归档文件的分类，是指全宗内（本单位），归档文件的实体分类。包括选择分类方法、制定分类方案、文件归类等工作。此重点讲分类。

根据《归档文件整理规则》的规定，年度、组织机构（问题）和保管期限作为通用的分类方法。其中年度、保管期限为必选项目；机构（问题）为选择项目。

1、具体操作方法：

1）年度分类（时间特征—跨年度—多份件—无日期—专门年度—临时机构）。

2）机构（问题）分类（办公室、人事股、法制股；党群类、行政类、业务类；政府类、人大类）。

3）保管期限分类（永久—长期—短期或永久—30年—10年）。

2、要注意的难点 ：

1）年度分类应注意3点

年度分类是根据形成和处理文件的年度对归档文件进行分类。

①取消针对年，强调形成年。例：跨年度的会议文件；请示与批复；计划与总结（当年—跨年）；回顾纪念性，如县庆、校庆等；法规性文件放公布年。

②几份文件作一年时，看摆在最上面文件的形成时间。如：正本与定稿；法规性的重要文件的定稿与历次修改稿；原件与复印件；请示与批复；正文与附件；转发文和被转发文；问函与复函。

③没有落实日期的文件，可根据文件材料的内容判断或表明一个比较接近的时间。如：会议材料按会期；以训代会形成的材料，如典型发言、讲稿等，按办班时间；统计报表按当年最后时间或第二年1-2月。

2）机构（问题）分类要注意4点

机构（问题）分类是根据文书处理阶段形成和处理文件的  承办单位时归档文件进行分类。

机构分类：

①机关内部名称就是文件分类的类名。如：办公室、计财科、人事科等。按照公文的形成过程，坚持谁起草谁归档；谁牵头谁归档的原则，包括领导的讲话，综合性归办公室，针对性的放有关科室。

②由几个机构共同承办处理的文件一般归入主办单位。

③立档单位设置临时机构，应和其他机构一样设类，形成的归档文件归入设类保存。

④立档单位职能机构下设机构的，一般按上一级职能机构进行分类；业务独立性强、职能重要的，也可选择职能机构下设机构进行分类，类目名称为“xx科（股）xx办”。

机构分类上要防止概念上的混淆。一般来说，具体到各科股室的职责少则两、三项，多则七、八项，每一项可当成一个小类。在一个科股室内，若干个职能分工划分成若干个小类，与按问题分类是完全不同的两种概念，它是把按小类与归档文件组合上一种结合，而不能当成是按问题分类组合。一个小类装一盒，或几个小类装一盒，是在机构分类过程中实施归档文件组合的一种形式。因为在一个机关内，只能使用一种分类方法，在理论概念上的混淆，就容易造成操作上的失误。

按问题分类：

在一个立档单位内，一般可分成3大类：

在机关事业单位：党群类、行政类、业务类。

在乡镇场单位：党群类、政府类、人大类。

在企业事业单位：十大类中的党群管理、行政管理是文书档案[《企业档案工作规范》（2010年1月1日实施）]。（经营管理、生产管理、产品生产、科研开发、项目建设、设备议器、会计业务、职工管理）。

3）保管期限分类。就是根据划定的不同保管期限对归档文件进行分类。

我们在操作上要分二个阶段。第一个阶段是立档单位参照国家档案局1987年颁布的档案保管期限表、文件归档范围和不归档范围的规定，结合本机关工作印发的《文书档案保管期限表》，对每一份文件进行逐一鉴定。2007年前的归档文件是按永久，长期、短期3种分类。

第二阶段是立档单位执行国家档案局颁布的8号令的要求，按永久、定期分类，同时定期进行标时为30年、10年。从2007年开始执行。

我市执行国档8号令以来，大部分立档单位已经根据本单位的档案实际制定了《文书档案保管期限表》，然而还有单位没有制定或不完善。希望各单位在培训后尽快制定、完善这项工作。

在制定中要注意几点：要注意克服，一是生搬硬套的成份多突出自己的比重少；二是划分永久的多、定期保存的少；三是往来文书多，具有监管审批专业特征的文书少；四是重视综合、人事和事务管理归档文件的多，业务部门归档文件细化到位的少。

据档案界有关专家分析指出，一个机关永久保存的档案比例约占归档文件的10%-20%；长期（30年）保存的档案比例约占30%-40%；短期（10年）保存的档案比例约占50%-60%以上。

保管期限的分类，实际上这里面就有一个对部门当年形成文件材料进行初步鉴定的过程，也就是说，文件鉴定的过程就是分类的过程。今后一段时间，应把归档工作重点从整理转移到鉴定上来，把追求档案数量和外观形式转移到强化档案价值控制、提高档案内在质量上来，只有这样才能做到机关档案工作的可持续发展。

二）归档文件的排列（按盒内文件排列）

是按在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间，重要程度等排列。

1、同一事由的归档文件：

1)按文件形成时间先后

2）按文件重要程度

2、不同事由的归档文件

1)一个作者、几个问题，先找出问题后找时间，如计财股在财务管理、专项拨款和财务审计等问题的组合中，可采用上进方法。

2)按文件完成程度，如会议文件、综合性文件

3)事由具有的共同属性。

①一个事由、几个作者。如人事卷，可分成机构设定、人员编制、干部认定、奖惩、职能、调整等小类，每小类再按时间排。

②一个事由、几个部门。如各乡镇场，企、事业上报的年度报表、名册等，可分成乡、镇、场等，市直单位、企业、事业等小类，每小类再按时间排。

③非诉讼案件材料，按决定—报告（或书面材料）—旁证—个人交待材料。

3、对具有保存价值的归档文件。可排列在相应类别归档文件的最后，或与相关的某件归档文件后面。

4、按级别归档，即上级文件在前，下级在后。

在一个立档单位内盒内的文件排列每年之间要保持基本上一致。

二、正确使用和填写归档章

正确使用和填写归档章是文件材料归属定位的关键，是保持档案规范之一。

归档章的使用因立档单位的档案性质以及标准的不同而不同。

 

 

1、归档章的式样

1）行政机关、事业、企业、社区单位的文书归档章，如图（1）。   

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